Muốn chuyến du lịch thành công, hướng dẫn viên luôn phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tour, giấy tờ cùng những kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn,… Tuy nhiên, ít ai biết đầy đủ những thủ tục này, dẫn đến phát sinh nhiều vấn đề rắc rối cho chuyến đi. Vậy hồ sơ tour là gì? Hồ sơ tour gồm những gì? Khi nào chuẩn bị hồ sơ tour? Ai làm hồ sơ tour?… Hãy để Nghề khách sạn giúp bạn tìm câu trả lời cho những điều này nhé!

Hồ sơ tour là một trong những thủ tục không thể thiếu mà hướng dẫn viên nên chuẩn bị trong quá trình dẫn đoàn. Đóng vai trò quan trọng với chuyến du lịch của du khách nên bất kỳ nhân viên nào cũng nên thuần thục quy định liên quan đến thủ tục này. Hiểu “hồ sơ tour là gì? Hồ sơ tour gồm những gì?” giúp hướng dẫn viên du lịch tự tin, mang lại trải nghiệm thú vị, hấp dẫn cho du khách hơn.

Hồ sơ tour là gì?

Hồ sơ tour là thủ tục giấy tờ mà hướng dẫn viên cần chuẩn bị đầy đủ để quá trình dẫn đoàn diễn ra thuận lợi, suôn sẻ, giải quyết ổn thỏa các vấn đề phát sinh trong chuyến đi, góp phần để lại ấn tượng tốt trong lòng du khách. Tùy thuộc theo mục đích, vai trò, vị trí của hướng dẫn viên mà hồ sơ tour sẽ có những giấy tờ liên quan khác nhau, tương ứng với chuyến đi của du khách.

Vì thế, hướng dẫn viên nên tìm hiểu “hồ sơ tour là gì? Hồ sơ tour gồm những gì?” để chuẩn bị đầy đủ các thủ tục này, nhằm đảm bảo chuyến dẫn tour được hoàn thành một cách thuận lợi, suôn sẻ.

Ai sẽ chuẩn bị hồ sơ tour?

Thông thường, trước khi dẫn bất kỳ đoàn khách nào, hướng dẫn viên đều phải chuẩn bị hồ sơ tour đầy đủ thủ tục giấy tờ liên quan đến chuyến đi. Nếu lơ là bỏ qua thao tác này, hướng dẫn viên sẽ dễ gặp nhiều vấn đề phát sinh khác như chương trình dẫn tour có vấn đề về pháp lý, bị khách bắt bẻ, nghi ngờ, gặp rắc rối khi hướng dẫn,…

Hồ sơ tour gồm những gì?

Dựa theo luật du lịch năm 2017 có hiệu lực từ ngày 01/08/2019 theo nghị định 45 quy định cụ thể hồ sơ tour được chuẩn bị tùy thuộc vào trường hợp sau đây:

– Hướng dẫn viên làm việc cho công ty lữ hành có ký hợp đồng lao động sẽ chuẩn bị hồ sơ tour gồm những giấy tờ như sau:

+ Hợp đồng lao động photo công chứng

+ Bảng hoặc phiếu điều hành tour phân công hoạt động có dấu đỏ.

+ Chương trình tour có đóng dấu đỏ

+ Danh sách đoàn có đóng dấu đỏ

+ Thẻ hướng dẫn viên đúng chuyên môn, quy định của pháp luật

– Hướng dẫn viên là hội viên hội nghề nghiệp sẽ chuẩn bị hồ sơ tour bao gồm các giấy tờ như:

+ Thẻ hội viên hoặc giấy xác nhận trong thời gian cấp thẻ

+ Hợp đồng hướng dẫn theo từng thời gian cụ thể tháng, năm hoặc tour

+ Bảng/ phiếu điều hành tour phân công nhiệm vụ có dấu đỏ.

+ Chương trình tour có đóng dấu đỏ

+ Danh sách đoàn có đóng dấu đỏ

+ Thẻ hướng dẫn viên đúng chuyên môn, quy định pháp luật

– Hướng dẫn viên chỉ làm việc bán thời gian cho công ty khác sẽ chuẩn bị hồ sơ tour gồm những giấy tờ như:

+ Hợp đồng lao động của công ty hướng dẫn viên làm việc (Photo công chứng)

+ Hợp đồng hướng dẫn của công ty khác thực hiện với bạn theo từng tour cụ thể

+ Bảng phiếu phân công nhiệm vụ có dấu đỏ

+ Chương trình tour có dấu đỏ

+ Danh sách đoàn có đóng dấu đỏ

+ Thẻ hướng dẫn viên đúng quy định của pháp luật, đúng chuyên môn.

Nhìn chung, tùy thuộc vào mỗi loại hướng dẫn viên mà bạn sẽ biết “hồ sơ tour gồm những gì?”. Cho nên, hãy tìm hiểu kỹ càng để tránh chuẩn bị sai sót nhé.

Xem thêm: 4 điều cần biết về nghề hướng dẫn viên

Chuẩn bị hồ sơ tour lúc nào?

Thời điểm chuẩn bị hồ sơ tour là khoảng thời gian trước mỗi chuyến dẫn đoàn. Tốt nhất hướng dẫn viên nên kiểm tra tất cả thủ tục liên quan đến hành trình để tránh tình trạng thất lạc giấy tờ hoặc sai sót trong quá trình làm việc.

Lưu ý gì khi chuẩn bị hồ sơ tour?

Một số lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ tour hướng dẫn viên du lịch nên nhớ như sau:

– Tìm hiểu và chuẩn bị hồ sơ tour liên quan đến chuyến đi trước khi khởi hành.

– Liên lạc, hỏi thăm những hướng dẫn viên lành nghề, có kinh nghiệm trước đó để biết các giấy tờ cần mang theo trong khi làm việc.

– Kiểm tra lại tất cả thủ tục giấy tờ trước và sau mỗi chuyến dẫn đoàn để tránh phát sinh lỗi.

– Báo với cấp trên nếu mất hoặc thất lạc giấy tờ thủ tục trong hồ sơ tour.

Trên đây là nội dung giải đáp thắc mắc “hồ sơ tour là gì? hồ sơ tour gồm những gì?”. Hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp những kiến thức bổ ích, giúp hướng dẫn viên ngày càng giỏi hơn, nâng cao tay nghề, kinh nghiệm hơn.

Để trở thành hướng dẫn viên du lịch cần bằng cấp gì?

Phương Thảo​