Thực hiện đóng ngày là một trong những nhiệm vụ hàng ngày của bộ phận kiểm toán đêm khách sạn. Vậy quy trình đóng ngày được thực hiện như thế nào? Hãy tìm hiểu cùng Nghề khách sạn.

​

Ảnh nguồn Internet

► In các báo cáo

• Danh sách khách đến trong ngày.
• Danh sách khách đến ngày mai.
• Danh mục buồng trống sạch.
• Danh mục nhóm khách trả buồng ngày mai.
• Các báo báo hỗ trợ.

► Hủy các đặt buồng không đảm bảo

Nhân viên kiểm toán đêm rà soát lại và hủy bỏ tất cả các đặt phòng không đảm bảo mà khách đến dự kiến trong ngày nhưng không đến check-in nhận phòng. Khi quy trình đóng ngày được thực hiện, trường hợp đặt buồng có đảm bảo sẽ tự động chuyển thành “khách không đến”. Đối với loại đặt buồng có đảm bảo nhưng khách không đến thì khách sạn vẫn có nguồn thu.

► Cân đối các khoản thanh toán

• Thu thập thông tin về các khoản thanh toán do nhân viên lễ tân nhận được trong 3 ca làm việc.
• Kiểm tra, đối chiếu các khoản chi phí của khách đã được nhập trong ngày để tránh xảy ra sai sót.
• Sắp xếp các giấy tờ, chứng từ liên quan theo đúng thứ tự để dễ lưu trữ, quản lý.

► Nhập doanh thu các bộ phận vào hệ thống

Nhân viên kiểm toán đêm kiểm tra kỹ giao dịch của các bộ phận và tiến hành nhập doanh thu vào hệ thống quản lý.

Bạn muốn xem thêm: Kiểm toán đêm là gì? Mô tả công việc và mức lương nhân viên kiểm toán đêm trong khách sạn

► Xem xét báo cáo khác biệt về giá

Nhân viên kiểm tra các sai sót trong báo cáo khác biệt về giá buồng (giá thuê buồng, số khách trong buồng…) để xác định xem các chi tiết đã nhập vào hệ thống quản lý khách sạn có chính xác không và chỉnh sửa cho phù hợp. Công đoạn này cần phải được thực hiện cẩn thận trước khi tiến hành bước tiếp theo.

► Chạy chức năng “nhập giá buồng và thuế”

Thực hiện việc chạy chức năng “nhập giá buồng và thuế” theo hướng dẫn của phần mềm quản lý khách sạn. Khi cho chạy chức năng này, tất cả giá thuê buồng sẽ được tự động tính vào từng buồng khách.

► Thực hiện thao tác đóng ngày

• Thực hiện thao tác đóng ngày theo hướng dẫn của phần mềm quản lý khách sạn.
• Tiến hành sao lưu các báo cáo phòng khi cần sử dụng.

► Làm báo cáo

• Soạn báo cáo gồm các thông tin về: các thông kê của lễ tân, doanh thu của các bộ phận, thông tin về khách đoàn – hội nghị, dự báo.
• In báo cáo chung thành nhiều bản, nộp lên quản lý và các bộ phận liên quan.
• Tập hợp, in báo cáo của các bộ phận và phân phát báo cáo đến các bộ phận theo quy định.

► Kiểm tra ngăn hồ sơ

Kiểm tra lại các ngăn hồ sơ xem chứa thông tin có chính xác: phiếu đăng ký, các chứng từ hỗ trợ tính tiền vào hóa đơn của khách của các bộ phận, phiếu in dấu thẻ tín dụng hoặc giấy xác nhận ghi nợ kèm theo (nếu có)…

Xem thêm: Kỹ năng sử dụng máy bộ đàm nhân viên khách sạn cần biết

Ms.Smile