Chi tiết quy trình hủy đặt phòng khách sạn và những lưu ý cần biết

Khi kế hoạch công việc – nghỉ dưỡng bị hủy bỏ, một số khách sẽ muốn hủy đặt phòng khách sạn. Vậy quy trình nhận hủy đặt phòng gồm những bước nào?

Hủy đặt phòng là việc khách thông báo và yêu cầu khách sạn xỏa bỏ các thỏa thuận đặt buồng đã có giữa 2 bên ngay từ khi họ chưa lưu trú tại khách sạn vì không còn nhu cầu sử dụng các buồng đã thuê nữa. Khi đó, khách sạn có quyền bán những phòng khách đã báo hủy cho khách khác.

Khi nhận thông tin hủy đặt phòng từ phía khách, nhân viên nhận đặt buồng nên tỏ ra luyến tiếc nhưng lịch sự, nhiệt tình giúp khách hủy đặt phòng – tránh tỏ thái độ khó chịu, gây khó khăn cho khách. Nhân viên nhận đặt phòng cần xác định được nguyên nhân và những quy định về hủy đặt buồng đã cam kết giữa khách sạn và khách.

 

quy trình hủy đặt phòng khách sạn

Khi hủy đặt phòng cho khách, cần thực hiện theo quy trình nào?

► Quy trình hủy đặt phòng khách sạn

 – Đối với đặt phòng không đảm bảo

Khi khách hàng đặt phòng không đảm bảo đưa ra yêu cầu hủy đặt buồng, lễ tân hoặc nhân viên phòng Reservation cần thực hiện những công việc sau:

   • Chào khách và hỏi yêu cầu của khách

   • Tiếp nhận yêu cầu hủy đặt phòng

   • Thực hiện hủy đặt phòng

   • Ghi lại thời gian hủy và tên người báo hủy

 – Đối với đặt phòng đảm bảo

Khi khách hàng đặt phòng đảm bảo đưa ra yêu cầu hủy đặt phòng, nhân viên nhận đặt buồng thực hiện các công việc sau:

   • Chào khách và hỏi yêu cầu của khách

   • Tiếp nhận yêu cầu hủy đặt phòng

   • Hỏi tên khách đặt phòng

XEM THÊM:  “Gửi các bạn đầu bếp trẻ!” - Câu chuyện có sức lan tỏa, truyền cảm hứng mạnh mẽ từ một đầu bếp thành danh

   • Hỏi và ghi lại tên người hủy đặt buồng (kể cả nơi làm việc nếu có)

   • Hỏi lý do hủy đặt phòng: một số khách hủy đặt phòng vì lý do công việc, song cũng có một số khách do bạn bè giới thiệu khách sạn khác mà hủy booking. Nhân viên nhận đặt phòng cần khéo léo tìm hiểu lý do thực sự mà khách muốn hủy đặt phòng và cố gắng thuyết phục khách nếu có thể. Hoặc báo cho phụ trách bộ phận các yêu cầu của khách để khách sạn tìm cách giải quyết.

   • Xác nhận lại mọi thông tin đặt phòng cũ của khách để chắc chắn không hủy nhầm đặt buồng của khách khác, chú ý trường hợp 2 khách cùng họ tên hủy đặt phòng

   • Khẳng định lại việc hủy đặt phòng với khách

   • Yêu cầu đơn vị gửi email xác nhận việc hủy đặt buồng

   • Cảm ơn khách đã cho biết việc hủy đặt phòng, tỏ rõ sự luyến tiếc về việc khách hủy đặt buồng và thiện chí muốn được phục vụ khách trong tương lai

   • Đóng dấu hủy lên phiếu đặt buồng gốc của khách, ghi rõ ngày tháng hủy, số hủy đặt buồng

   • Ghi số hủy đặt buồng vào sổ hủy đặt buồng

   • Ghi chép lại mọi thông tin của khách hủy đặt phòng

   • Hủy đặt buồng trong máy tính

   • Lưu hồ sơ hủy đặt phòng

   • Thông báo cho các bộ phận liên quan về việc hủy đặt phòng của khách

 

Nhân viên nhận hủy đặt phòng cần khéo léo tìm hiểu nguyên do khiến khách muốn hủy booking


► Những lưu ý khi hủy đặt buồng

 – Trường hợp khách hủy đặt phòng đúng quy định: trả lại tiền đặt cọc hoặc trả trước (nếu có) cho khách

 – Trường hợp khách hủy đặt phòng không đúng quy định thì khách phải thanh toán cho khách sạn khoản tiền bồi thường. Khoản tiền bồi thường này tùy thuộc vào sự thỏa thuận với khách và chính sách của khách sạn.

XEM THÊM:  Thu nhập và mức lương của Hướng dẫn viên du lịch

   • Nếu khách đảm bảo bằng đặt cọc hoặc trả trước thì sau khi trừ khoản tiền bồi thường đó, khách sạn phải trả lại tiền thừa (nếu có) cho khách và phải thông báo rõ với khách

   • Nếu khách đặt phòng đảm bảo bằng thẻ tín dụng: lưu lại mọi chứng từ đặt phòng của khách. Sao chụp phiếu đặt buồng rồi chuyển cho phụ trách lễ tân và giám đốc Sales & Marketing giải quyết với công ty phát hành thẻ tín dụng của khách nhằm thực hiện việc bồi thường cho khách sạn

   • Nếu cơ quan của khách đảm bảo hoặc các đại lý du lịch đảm bảo thì các đơn vị này phải chịu trách nhiệm thanh toán khoản tiền bồi thường, khi đó nhân viên lễ tân phải lập hồ sơ và tiến hành thu hồi khoản tiền bồi thường này


► Nhận lại các đặt phòng đã hủy

Sau khi đã hủy đặt phòng, một số khách có thể đặt buồng lại. Khi nhận được yêu cầu đặt lại những buồng đã hủy, nhân viên phụ trách nhận đặt phòng chỉ việc lấy lại mọi thông tin về khách trong hồ sơ hủy đặt buồng của khách mà khách sạn đã lưu lại.

 

(Theo GT Nghiệp vụ lễ tân)

 

Danh sách 25+ thuật ngữ về tình trạng buồng lưu trú thường dùng trong khách sạn

 

Nguồn: tổng hợp Nghề du lịch

Bạn có thấy hữu ích không? Hãy cho chúng tôi +1 nhé

dịch vụ đào tạo Sales OTA uy tín, thực tế 1-1

Đăng ký nhận bản tin từ Website TXL

Tìm kiếm tức thì các thông tin tại website: tranxuanloc.com

Mẹo tìm kiếm: "Từ khóa cần tìm kiếm" site:tranxuanloc.com để tìm được kết quả chính xác trên công cụ tìm kiếm của google

Trần Xuân Lộc Blog cung cấp dịch vụ

Xem thêm bài viết về kiến thức OTA và Seri hướng dẫn SALES OTA  (dành cho CSLT/ chủ nhà/ host):

XEM THÊM:  Để khách đặt phòng qua ứng dụng OTA online không “dở khóc, dở cười”

Bạn có thể tham khảo các bài viết dưới đây để có những thông tin bổ ích (dành cho du khách):

Link đặt dịch vụ uy tín: Agoda | Booking.com | Go2joy | Expedia | Dichung | Mytour | Traveloka | VNtrip | Vexere | Vietravel | Bambooairways | bestprice
Trần Xuân Lộc Blog cung cấp những thông tin du lịch hữu ích, bạn có thể đặt dịch vụ du lịch trực tuyến ngay tại blog của chúng tôi từ các đối tác lớn cung cấp dịch vụ du lịch hàng đầu Việt Nam và thế giới. Nếu cần tư vấn bạn có thể để lại thông tin chúng tôi sẽ liên hệ hỗ trợ. Chúc bạn có những chuyến đi thú vị!

TXL/ OTAVN – OTA Việt Nam #otavietnam

TOP ĐỐI TÁC CUNG CẤP DỊCH VỤ DU LỊCH TRỰC TUYẾN HÀNG ĐẦU

(Đặt phòng, đặt tour, đặt xe, đặt vé máy bay...Nhấn vào link logo để đặt dịch vụ với nhiều ưu đãi hấp dẫn)

Cảnh báo: Hiện nay có rất nhiều đơn vị SỬ DỤNG LẠI các THÔNG TIN NỘI DUNG ĐÀO TẠO của KHÓA HỌC SALE OTA TỪ OTAVN mà không đảm bảo chất lượng và hỗ trợ về sau. Các bạn muốn đăng ký học SALE OTA uy tín hãy liên hệ trực tiếp với OTA Việt Nam. OTAVN có xây dựng các hình thức đào tạo trực tiếp offline cho doanh nghiệp, đào tạo 1-1 từ xa và tự học online. Chúng tôi có 2 tên miền là: otavietnam.com và tranxuanloc.com (founder) có chia sẻ và đăng tải các thông tin liên quan về OTA/ Sale OTA/ Digital Marketing/ Thiết kế website... Với khách hàng/ đối tác đã sử dụng dịch vụ của OTAVN sẽ được HỖ TRỢ MIỄN PHÍ các vấn đề phát sinh, tư vấn giải đáp sau khi đã hoàn thành khóa học hoặc sau khi đã sử dụng dịch vụ trọn đời. Hotline:0934552325 (iMessage/ Zalo/ Whatsapp) - Email: [email protected]