BEO là một khái niệm không quá xa lạ đối với bộ phận F&B của khách sạn hay các đơn vị tổ chức sự kiện.Vậy BEO là gì? BEO bao gồm nội dung nào? Cùng Nghề khách sạn tìm hiểu những thông tin hữu ích về BEO qua bài viết dưới đây.

Để một sự kiện thành công tốt đẹp, nhận được sự hài lòng từ khách hàng là cả quá trình cố gắng của rất nhiều người, trong đó BEO chính là chìa khóa liên kết các bộ phận với nhau, góp phần hỗ trợ các hoạt động diễn ra suôn sẻ hơn. Nắm vững nội dung BEO là gì? sẽ giúp ích cho những bạn trẻ trên con đường trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

BEO là gì?

BEO là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Banquet Event Order, là tài liệu phác thảo chi tiết về sự kiện /tiệc, đóng vai trò như một văn bản hướng dẫn để các bộ phận liên quan trong khách sạn phối hợp hoàn thành buổi tiệc một cách hoàn hảo nhất theo yêu cầu của khách hàng.

BEO được sử dụng tại hầu hết các khách sạn và cơ sở tổ chức sự kiện, hỗ trợ đắc lực cho bộ phận Banquet thực hiện nhiệm vụ của mình, giúp quá trình tổ chức và diễn ra sự kiện không bị thiết sót hay bỏ lỡ các bước quan trọng.

Những nội dung có trong BEO

Đối với mỗi một sự kiện, tùy theo tính chất và nhu cầu của khách hàng mà người lập kế hoạch sẽ đưa ra nội dung BEO phù hợp, thống nhất với khách hàng trong thời gian sớm nhất để các bộ phận có thời gian chuẩn bị, hoàn thiện tốt nhất.

1. Thực phẩm đồ uống

BEO bao gồm tất cả các chi tiết về thực phẩm đồ uống như:

–  Thực đơn: Liệt kê thứ tự phục vụ theo từng món trong thực đơn, bao gồm cả những yêu cầu riêng về món chay hay món ăn dành cho trẻ em. Nếu là tiệc buffet thì cần liệt kê và xác định cụ thể vị trí đặt món ăn.

– Đồ uống: Danh sách chi tiết các loại đồ uống sẽ được phục vụ trong bữa tiệc/ sự kiện như cà phê, trà, nước ngọt, rượu…, thống nhất với khách hàng về loại hình và thương hiệu cho mỗi loại đồ uống.

– Thời gian phục vụ: Nên liệt kê rõ ràng thời gian phục vụ cho mỗi bữa ăn cũng như các yêu cầu bổ sung nhằm đảm bảo lịch trình sự kiện /tiệc diễn ra theo dự kiến.

– Giá thực phẩm, đồ uống: Lập bảng giá cho từng món thực phẩm, đồ uống cũng như căn cứ theo số lượng mỗi loại theo yêu cầu của khách và đưa ra bảng giá chi tiết nhất.

2. Thiết lập phòng và trang thiết bị

– Nắm rõ yêu cầu về số lượng bàn, số lượng chỗ ngồi cho mỗi bàn, vị trí từng khu vực, chi tiết phụ kiện trang trí (kiểu dáng, màu sắc, số lượng…).

– Người lập BEO cần đảm bảo liệt kê thông tin chi tiết về âm thanh, video, ánh sáng, tất cả những thiết bị nghe nhìn, màn hình, loa, micro, internet… và đưa ra các phương án thay thế nếu thiết bị xảy ra vấn đề trong quá trình diễn ra sự kiện.

3.  Yêu cầu nhân sự

Tùy theo quy mô của sự kiện, số lượng khách, lượng  dịch vụ sử dụng mà đưa ra yêu cầu về số lượng nhân sự phù hợp, bao gồm nhân viên phục vụ, nhân viên pha chế, nhân viên an ninh, nhân viên giữ xe….

4.  Sơ đồ sự kiện

Ngoài đưa ra chi tiết cho từng bộ phận, từng nội dung, người quản lý nên lập một sơ đồ sự kiện, là bản sơ đồ tổng quan về vị trí của bàn, khu vực buffet, khu vực giải trí, khu vực hậu cần…để giúp các bộ phận liên quan cũng như khách hàng hình dung rõ hơn về tổng quy mô sự kiện.

5. Thông tin liên hệ của nhà cung cấp

Người lập kế hoạch cần đảm bảo lưu trữ tất cả những thông tin liên lạc của các đơn vị cung cấp bên ngoài như: giao hoa, trang trí, ban nhạc, MC, DJ… đồng thời đối với mỗi nhà cung cấp cũng cần lập BEO riêng để xác định thời gian cụ thể. Ví dụ như khi nào các đơn vị trang trí, ban nhạc, MC… sẽ có mặt tại sự kiện, thời gian dỡ bỏ trang trí sau sự kiện, chi phí cho từng hoạt động….

6. Yêu cầu đặc biệt

Bên cạnh các nội dung công việc cần lưu lại những yêu cầu đặc biệt từ phía khách hàng hoặc những ghi chú quan trọng mà người lập kế hoạch muốn bộ phận liên quan lưu ý và thực hiện.

Ví dụ như trong phần thực phẩm, khách hàng muốn yêu cầu một số bàn tiệc chay với những món nào? số lượng cũng như vị trí bàn tiệc ra sao? Cần phải có gi chép đầy đủ để tránh việc bỏ sót khi có quá nhiều đầu việc cần làm.

7. Chi phí

Ở các sự kiện nhỏ, tổ chức đơn giản thì BEO sẽ bao gồm tất cả những chi phí liên quan về thuế, phí dịch vụ, phí bổ sung, các điều khoản và quy định liên quan đến hủy bỏ sự kiện, thời hạn thanh toán. Riêng đối với những sự kiện lớn hoặc nếu khách hàng yêu cầu thì các vấn đề ở mục này sẽ được đưa vào thỏa thuận dịch vụ chính hoặc hợp đồng chung.

Những lưu ý khi xây dựng BEO

Một số lưu ý khi xây dựng BEO nhân viên tổ chức sự kiện khách sạn, nhà hàng nên biết:

• Để xây dựng một bản BEO hoàn chỉnh đòi hỏi phải có kiến thức chuyên môn vững vàng về tổ chức sự kiện; hiểu rõ mối liên hệ của từng bộ phận trong khách sạn; có sự sáng tạo, tầm nhìn rộng để nắm bắt tất cả những vấn đề không chỉ từ khâu lên kế hoạch mà còn trong suốt thời gian diễn ra sự kiện.
• BEO được xem như một hợp đồng ràng buộc giữa khách hàng và đơn vị tổ chức, giữa các bộ phận liên quan trong khách sạn, giữa đơn vị tổ chức và đơn vị cung cấp dịch vụ bên ngoài, vì vậy cần đảm bảo rằng tất cả các nội dung trong BEO thật chính xác, cụ thể, và các bên liên quan đã nắm hết các vấn đề được đề cập trong BEO.

• Trong bất kỳ một hoạt động nào, những sai sót hay sự cố bất ngờ xảy ra là điều không tránh khỏi, người tổ chức phải lường trước những vấn đề đó, từ đó đưa ra các phương án thay thế kịp thời.
• Không chỉ chú trọng vào sự kiện mình sẽ thực hiện mà người tổ chức cần cập nhật liên tục để nắm thông tin về sự kiện trước đó, xác định những thay đổi về thời gian để không ảnh hưởng đến sự kiện của mình. Tất cả những thay đổi về nội dung BEO cần được thông báo sớm nhất đến khách hàng và các bộ phận liên quan.

Hiện nay các tài liệu tiếng việt về BEO không nhiều, các bạn có thể tham khảo các mẫu BEO tiếng Anh bằng cách tra cứu cụm từ Banquet Event Order trên internet hoặc học hỏi thông qua những chuyên viên tổ chức sự kiện có kinh nghiệm.

Hy vọng những thông tin trên đây sẽ hữu ích với những bạn trẻ có nhu cầu tìm hiểu về BEO và công việc tổ chức sự kiện nói chung.