Là kênh thông tin về OTA lớn nhất thế giới, hiện được hầu hết cơ sở kinh
doanh lưu trú lựa chọn đăng bán phòng. Tuy nhiên, cách quản lý booking sao cho
hiệu quả thì không phải ai cũng biết.

Quản lý booking ở đâu?

Chủ cơ sở kinh doanh dịch vụ lưu trú cần tạo tài khoản đăng bán phòng – quản lý phòng đăng bán trong extranet trên (giao diện dành riêng cho cơ sở bán phòng).

Thông thường, việc quản lý booking sẽ
bao gồm:

+ Xác nhận đặt chỗ ở

+ Từ chối đặt chỗ ở

+ Hủy chỗ ở đã đặt

Việc thao tác quản lý này giúp kiểm
soát lượng phòng bán, tránh book trùng hay nhầm lẫn khiến mất khách, mất doanh
thu

Cách quản lý booking trên

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết một số thao tác cơ bản trong cách quản lý booking để bạn tham khảo và áp dụng nếu cần

#Xác nhận đặt chỗ ở

Sự thật là bạn không thể từ chối đặt
phòng của khách trên booking.com. Lý do là vì, khi khách tạo một đặt phòng mới
đang mở trên lịch, đặt phòng đó sẽ được xác nhận ngay lập tức. Do đó, phía bán
phòng phải đảm bảo cài đặt lịch trên hệ thống là hoàn toàn chính xác, đảm bảo
không bị nhầm lẫn để tránh mất khách hay bán trùng với booking đã đặt rồi.

Thường xuyên kiểm tra xem loại chỗ ở/
loại phòng đã hiển thị đúng tương ứng trên lịch của booking chưa và cập nhật
cho chính xác. Trường hợp phòng bán tại ngày đó mở tức đang có sẵn. Ngược lại,
phòng đóng sẽ ngưng bán.

Thao tác mở hoặc đóng phòng được thực
hiện như sau:

#Từ chối đặt chỗ ở

Cơ sở lưu trú không thể từ chối đặt chỗ ở của khách trên booking nếu phòng hiện mở, báo hiệu tình trạng trống.

Trường hợp bị quá tải đặt phòng trên booking (nhiều khách cùng được xác nhận cho 1 phòng vào cùng 1 ngày) thường rất ít khi xảy đến, tuy nhiên, mọi hệ thống thỉnh thoảng cũng sẽ có sai sót xảy ra.

Lúc này, cách tốt nhất và dễ nhất để
giải quyết vấn đề là cố gắng tìm và hỗ trợ chuyển khách đến một phòng khác
trong hệ thống với loại phòng tương tự hoặc tốt hơn, thậm chí là đến cơ sở lưu
trú khác gần đó với tiêu chuẩn tương đương hoặc tốt hơn nếu cần.

Đừng quên thông báo cho Trung tâm dịch vụ khách hàng của booking về tình trạng đặt phòng quá tải tại cơ sở bạn qua Hộp thư trong extranet – hoặc gọi đến số điện thoại hỗ trợ của văn phòng booking tại Việt Nam. Thời gian liên hệ càng sớm thì tốc độ hỗ trợ tìm ra giải pháp càng nhanh và ngược lại.

Về phía cơ sở lưu trú, hãy luôn chú ý
đến tình trạng phòng trống hiển thị trên lịch để chắc chắn rằng, việc cập nhật
là thường xuyên và chính xác.

#Hủy chỗ ở đã đặt

Trong một số trường hợp, vì những lý
do cả chủ quan và khách quan như khách không muốn đặt nữa, khách thay đổi lịch
trình… nên yêu cầu hủy chỗ ở đã đặt. Điều này giúp cơ sở của bạn không phải
trả phí hoa hồng do khách hủy không đến.

Khi đó, việc cần làm của bạn là:

#Báo cáo khách vắng mặt

Vì lý do nào đó mà khách không đến
trong ngày nhận phòng, lúc này, bạn cần báo cáo khách vắng mặt trên booking để
tránh bị mất tiền hoa hồng cho giao dịch đặt phòng đã hoàn tất trước đó – trong
trường hợp chính sách hoàn hủy của bạn là miễn phí phạt cho khách.

Để đánh dấu đơn đặt phòng là vắng mặt
trong extranet, cần:

—————————–

Trên đây là cách quản lý booking cơ bản nhất mà mọi cơ sở kinh doanh lưu trú cần nắm rõ và thao tác đúng, tránh việc sai sót dẫn đến những hệ lụy không mong muốn như mất khách, bán trùng phòng hay mất phí hoa hồng dù khách vắng mặt…