Dù là khách đặt phòng hay cơ sở lưu trú bán phòng trên booking, thậm chí tại bất kỳ kênh thông tin về OTA trực tuyến nào cũng đều ít nhất 1 lần nghe qua thuật ngữ “booking confirmation”. Vậy booking confirmation là gì? Dùng làm gì? Có quan trọng không? Mẫu booking confirmation chuẩn trên booking.com ra sao? Cùng tranxuanloc.com tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

Là một trong những kênh thông tin về OTA đặt – bán phòng khách sạn/ homestay uy tín nhất hiện nay, booking.com luôn là sự lựa chọn hàng đầu của không chỉ khách thuê mà còn cả cơ sở bán phòng, xác nhận liên kết thông qua booking confirmation. Bạn có biết booking confirmation?

Booking confirmation là gì?

Trong ngành kinh doanh khách sạn, booking confirmation được hiểu sang nghĩa tiếng Việt là xác nhận đặt phòng, được các kênh đặt phòng (OTA, TA…) gửi đến khách sạn nhằm thông báo và cung cấp thông tin đặt phòng của khách.

Ngoài ra, ở một khía cạnh khác, chính kênh đặt phòng này cũng sẽ gửi email phản hồi lại cho khách thuê ngay sau khi họ hoàn thành xong các bước đặt phòng – thanh toán trên chính kênh đó – đây cũng là một hình thức nữa của booking confirmation.

Tại sao cần có booking confirmation?

Nhìn chung, booking confirmation là một bước khá quan trọng trong quy trình đặt phòng qua các kênh đặt phòng hiện nay, làm căn cứ đối chiếu và đánh giá tính chính xác của thông tin (với khách thuê) – cân nhắc và chuẩn bị kế hoạch phục vụ (với cơ sở lưu trú) đảm bảo mang lại sự hài lòng cho khách về chất lượng dịch vụ. Trường hợp phát hiện sai sót hay có vấn đề thì cần phản hồi lại ngay với kênh đặt phòng (chẳng hạn như booking…) để được xử lý.

Những thông tin cần có trong booking confirmation

*Đối với booking confirmation mà kênh thông tin về OTA gửi cho khách sạn

Ngay sau khi khách thuê hoàn thành xong các bước tạo tài khoản và đăng bán phòng trên booking – kênh thông tin về OTA này sẽ cập nhật thông tin và gửi booking confirmation (xác nhận đặt phòng) về cho khách sạn.

Mẫu xác nhận này sẽ bao gồm:

– Thông tin cá nhân của khách đặt như
họ tên, quốc tịch…

– Thông tin đặt phòng của khách như
loại phòng, số lượng phòng tương ứng với số khách, ngày nhận – trả phòng, giá
thuê, phương thức thanh toán, số tiền đã đặt cọc/ thanh toán (nếu có), yêu cầu
đặc biệt (nếu có)…

– Link hiển thị chi tiết thông tin thẻ
tín dụng của khách dùng khi cần cho thủ tục thanh toán các dịch vụ mà khách sử
dụng tương ứng theo quy định và chính sách của khách sạn, bao gồm cả chính sách
hoàn hủy phòng.

*Đối với booking confirmation mà kênh thông tin về OTA gửi cho khách đặt phòng

Ngay sau khi khách hoàn tất quy trình đặt phòng khách sạn, booking sẽ gửi email booking confirmation (xác nhận đặt phòng) đến gmail khách dùng đăng ký và đặt phòng trên kênh thông tin về OTA này để xác nhận lại toàn bộ thông tin đặt phòng đã được hiển thị trong đơn đặt phòng online của khách. Thông thường, mẫu booking confirmation này là email tự động.

Mẫu xác nhận này sẽ bao gồm các thông
tin như:

– Thông tin cá nhân của khách như họ
tên, quốc tịch, năm sinh…

– Thông tin đặt phòng của khách như
loại phòng, số lượng phòng, ngày nhận – trả phòng, phương thức thanh toán, yêu
cầu đặc biệt (nếu có)

– Mã số đặt phòng dùng cung cấp cho khách sạn khi đến ngày check-in như đã đặt.

——————————

Trên đây là định nghĩa chi tiết booking confirmation là gì và những kiến thức liên quan mà cả khách thuê phòng hay nhân viên bán phòng khách sạn đều cần biết – hy vọng sẽ hữu ích với bạn.

Đọc thêm: Booking Request là gì? Tại sao khách sạn nên đáp ứng Booking Request?