Việc đặt phòng khách sạn online nhanh chóng, đơn giản chỉ với vài bước. Ảnh: Hotel Tech News

4 bước cần thực hiện trong quy trình đặt phòng khách sạn online

1. Điền đầy đủ thông tin đặt phòng

Quy trình đặt phòng khách sạn online sẽ được tiến hành sau khi bạn chọn được khách sạn nơi mình muốn ở và bạn cũng quyết định được xem đặt tại website của đại lý du lịch hay trực tiếp trên trang web của khách sạn. Sau đó, bạn sẽ nhấn đặt phòng và nhập các thông tin cơ bản về bản thân vào các ô được yêu cầu, chẳng hạn như: Ngày check-in, ngày check-out, họ và tên, số điện thoại, email, số phòng đặt, loại phòng muốn đặt, số lượng người ở,…

Bước đầu tiên là điền đầy đủ các thông tin chính xác của người đặt phòng

Ngoài ra, một số khách sạn còn có mục những yêu cầu đặc biệt khác trên hệ thống đặt phòng khách sạn online để bạn điền hoặc chọn những yêu cầu riêng không có trong dịch vụ chung của khách sạn. Việc yêu cầu riêng này giúp cho khách sạn phục vụ bạn tốt hơn và bạn cũng được đáp ứng những yêu cầu mình mong muốn nên đừng bỏ qua nếu bạn có thêm bất kỳ yêu cầu nào khác nhé!

Sau khi bạn đã điền đủ các thông tin thì hệ thống sẽ hiển thị lại cho bạn xác nhận một lần nữa xem thông tin mình điền đã chính xác chưa, trước khi chuyển sang bước thanh toán.

2. Thanh toán

Ngày nay, với sự phát triển của internet, các đại lý du lịch đã đa dạng hơn hình thức thanh toán trong quy trình đặt phòng khách sạn online. Bạn có thể thanh toán qua thẻ ngân hàng thông qua internet banking, thanh toán bằng thẻ tín dụng, thanh toán bằng các ví điện tử hoặc tại các điểm thu tiền,… Với sự đa dạng về hình thức thanh toán giúp cho khách hàng cũng thuận tiện hơn.

Điền đầy đủ và chính xác các thông tin thanh toán. Ảnh: ezcloud

Đặc biệt, với một vài hình thức thanh toán, chẳng hạn như thông qua 1 ví điện tử nào đó, hoặc qua thẻ tín dụng của ngân hàng nào đó bạn sẽ được giảm giá khi đặt phòng trực tuyến. Chính vì vậy, bạn nên kiểm tra xem có hình thức thanh toán nào giúp chi phí tốt nhất không nhé!

Với những chuyến đi dài, bạn phải ở lại khách sạn nhiều ngày thì bạn có thể thanh toán trước tiền phòng của 2 đến 3 ngày đầu tiên, sau đó phần còn lại của kỳ nghỉ sẽ được thanh toán khi bạn đến khách sạn. Tuy nhiên, không phải đại lý du lịch hay khách sạn nào cũng cho phép điều này, vì vậy, bạn có thể gọi điện trực tiếp để hỏi trước khi thanh toán.

3. Xác nhận phòng đã được đặt

Sau khi bạn đã hoàn tất thủ tục thanh toán trong quá trình đặt phòng khách sạn online, hệ thống sẽ gửi lại cho bạn thông báo xác nhận đã đặt phòng. Ngày nay, thông thường biên lai xác nhận đặt phòng thường được gửi qua email hoặc số điện thoại của người đặt phòng cùng với 1 mã đặt phòng. Mã đặt phòng này chính là một trong những thông tin quan trọng khi bạn đến check-in tại khách sạn.

Xác nhận bạn đã đặt phòng thành công trên hệ thống. Ảnh: Izibuk

4. Kiểm tra thật kỹ biên lai xác nhận

Và cuối cùng, việc của bạn là kiểm tra lại thật kỹ biên lai xác nhận để đảm bảo rằng mọi thông tin trên đó đều chính xác, bao gồm: Ngày check-in, ngày check-out, giá phòng đã thỏa thuận, số lượng phòng, thông tin người đặt phòng,…

Khi mọi thứ đã chính xác, nghĩa là việc quy trình đặt phòng khách sạn online của bạn đã hoàn tất, khi đó, bạn chỉ cần chờ tới ngày và xách balo lên và đi thôi!

Khi mọi thông tin xác nhận đặt phòng đã chính xác, việc của bạn là chuẩn bị xách balo lên và tận hưởng kỳ nghỉ thôi. Ảnh: intercontinental_nhatrang

Các lỗi thường gặp phải trong quá trình đặt phòng khách sạn online

Mặc dù đặt phòng khách sạn online không có gì quá khó khăn nhưng đôi khi, ngay cả những người đặt phòng thường xuyên chuyên nghiệp nhất nếu không cẩn thận vẫn mắc các lỗi nhỏ. Dưới đây là 10 lỗi thường gặp khi đặt phòng trực tuyến mà mọi người nên tránh:

1. Đặt sai ngày

Đây là trường hợp có lẽ nhiều người gặp phải nhất, theo thống kê từ một blog chuyên về du lịch unravellingtravel.com thì con số này lên tới 25% tại tất cả các khách sạn và resort trên toàn thế giới. Chính vì vậy, dù bạn đặt phòng trực tuyến hay đặt phòng qua điện thoại thì việc quan trọng nhất vẫn là cung cấp chính xác thông tin ngày check-in và check-out bởi tác hại của việc đặt nhầm ngày chính là việc khi bạn đến vào ngày đó thì khách sạn đã full phòng.

Hiện nay, tất cả các trang web đặt phòng khách sạn online đều có giao diện đặt phòng hiển thị rõ ngày đi theo thứ, ngày, tháng, năm để hạn chế việc khách hàng đặt sai ngày

Hiện nay, tất cả các trang web đặt phòng khách sạn online đều có giao diện đặt phòng hiển thị rõ ngày đi theo thứ, ngày, tháng, năm. Tuy nhiên, bạn vẫn cần kiểm tra kỹ xem chính xác theo đúng kế hoạch chưa nhé. Và đặc biệt, lỗi sai này thường xảy ra khi người đặt mất tập trung, vì vậy, quy trình đặt phòng khách sạn online đòi hỏi phải cẩn thận, tập trung và chú ý để hạn chế sai lầm.

2. Sai số lượng phòng

Hầu hết các trang web đặt phòng online sẽ hỏi bạn muốn đặt bao nhiêu phòng, nhưng nếu không cẩn thận bạn có thể nghĩ đó là số lượng khách và đặt 2 phòng thay vì 1 phòng. Hoặc tệ hơn khi bạn đi một nhóm 8 người và đặt nhầm thành 8 phòng thay vì chỉ cần đặt 4 phòng.

Đặt sai số lượng phòng là tình trạng mà cũng nhiều người mắc phải. Ảnh: lotte_saigon

3. Sai khách sạn

Đặt khách sạn online nhưng sai tên là trường hợp có thể nhiều người không nghĩ tới, nhưng thực ra nó vẫn thường xảy ra. Ở nhiều thị trấn và thành phố có những khách sạn có những cái tên rất giống nhau, có lẽ chỉ khác một từ.

Ngoài ra, các khách sạn trong một chuỗi có thể có nhiều hơn một khách sạn ở thành phố đó, lại có những cái tên rất giống nhau chẳng hạn như ở Vienna có hai khách sạn Hilton – nhưng cả hai đều rất khác nhau. Chính vì vậy, giải pháp rất đơn giản là bạn luôn kiểm tra lại địa chỉ của khách sạn và gọi điện cho khách sạn nếu cần trong khi đặt phòng khách sạn qua mạng.

4. Sai loại phòng

Bạn muốn đặt một phòng đôi, đôi, ba, bốn, gia đình? Bạn muốn đặt tiêu chuẩn, cao cấp, studio hay phòng suite? Tất cả những câu hỏi này cần phải có đáp án cụ thể, chính xác. Nếu bạn cần đặt phòng khách sạn online cùng lúc nhiều loại phòng khác nhau thì tốt hơn hết là bạn nên ghi chúng cẩn thận về số lượng từng loại để thuận tiện và chính xác trong lúc đặt.

Chú ý kiểm tra đúng loại phòng cần đặt. Ảnh: golfvalleyhotel

5. Đặt sai vị trí khách sạn

Trường hợp này rất dễ xảy ra khi một chuỗi các khách sạn cùng tên nhưng lại nằm ở những thành phố khác nhau khiến khách hàng lựa chọn nhầm trong quy trình đặt phòng khách sạn online. Chính vì vậy, đây cũng là một điều quan trọng mà bạn cần phải cẩn thận và lưu tâm, bởi một khi đã đặt sai vị trí thì hoặc là bạn phát hiện sớm và được hoàn trả hay đổi mất phí, hoặc là bạn mất tiền và phải cuống cuồng đặt phòng khác khi đã tới ngày đi.

Chú ý kiểm tra đúng vị trí của khách sạn trước khi đặt phòng. Ảnh: Hỏi Gì?

6. Phí hủy bỏ

Khi đặt phòng trực tuyến, nó sẽ luôn cho bạn biết các điều kiện hủy đặt phòng. Đặc biệt có thể có 100% phí hủy khi bạn đặt và thanh toán ngay lập tức, trong khi những khách sạn khác cho phép bạn hủy 7 ngày, 5 ngày, 2 ngày,… trước khi đến. Các cơ sở kinh doanh riêng lẻ có thể đặt ra các điều kiện riêng của họ, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn nắm rõ thông tin về điều kiện hủy đặt phòng của khách sạn mà bạn muốn lựa chọn.

Chú ý phí hủy bỏ hoặc đổi phòng khách sạn. Ảnh: Nghề khách sạn

Trên đây là các bước trong quy trình đặt phòng khách sạn online và những lỗi mà mọi người thường mắc phải. Quy trình này sẽ nhanh chóng, đơn giản và chính xác hơn nếu bạn biết và hiểu về nó. Vì vậy, đừng bỏ qua những thông tin hữu ích này nhé!

Trần Thương